Contratarsin volverte un pulpo

Antes de buscar a nadie, mira dónde se te va el día

Durante tres días, cada vez que hagas algo, anótalo en una línea. Sin bonito, sin orden, en el teléfono mismo. Solo qué hiciste y como cuánto te tomó.

Al tercer día vas a ver una cosa que no esperabas: lo que te tiene ahogado casi nunca es el trabajo técnico. Son los pedacitos. Contestar lo mismo, buscar un papel, decirle a alguien qué hacer, revisar lo que ya hiciste una vez.

Si contratas sin esta lista, vas a contratar para lo que crees que te ahoga, y esa persona va a terminar haciendo lo mismo que tú, al lado tuyo.

Escoge qué vas a soltar, y suéltalo completo

Aquí está el error que convierte a todo el mundo en pulpo: se delegan pedazos.

Le dices que llame a los clientes, pero tú decides a cuáles. Le dices que arme el archivo, pero tú revisas cada uno. Un pedazo siempre vuelve a ti, porque le falta la parte de decidir.

Un proceso completo no vuelve. Recibir al cliente, tomarle los datos, decirle qué papeles trae y ponerle la cita, de principio a fin, es una sola cosa que se va de tu mesa y no regresa.

Escoge una sola. La que más se repite en tu lista de los tres días.

Escríbelo antes de contratar, no después

Todo el mundo contrata primero y explica después, sobre la marcha, en medio de la temporada. Por eso no funciona.

Agarra el proceso que escogiste y escríbelo en tres partes:

La respuesta. Qué se hace, paso por paso, como si se lo dejaras a alguien que empieza mañana.

El límite. Hasta dónde puede decidir sin preguntarte. Este es el que casi nadie escribe, y es el que evita el noventa por ciento de las preguntas.

La excepción. En qué casos sí te tiene que buscar. Sin esto, o te preguntan todo, o deciden cosas que no debían.

Contrata para el proceso, no para que te ayude

Cuando pides ayuda genérica, recibes a alguien que espera instrucciones. Y dar instrucciones todo el día es exactamente lo que te tiene ahogado.

Di qué proceso completo va a llevar esa persona, y que va a tener por escrito cómo se hace y hasta dónde puede decidir. Eso solo ya te cambia quién se postula.

Y la prueba antes de decidir es simple: dale el documento que escribiste y ponle un caso real de tu oficina, de los normales. No le expliques nada.

Si con el papel en la mano lo resuelve, tu documento sirve y la persona sirve. Si te pregunta cinco cosas, no falló la persona. Falló el documento, y todavía estás a tiempo de arreglarlo.

Las dos primeras semanas, la regla de no responder

Aquí es donde casi todo el mundo vuelve a ser pulpo, y pasa rapidísimo.

La persona llega, te pregunta algo, tú se lo respondes porque es más rápido, y sin darte cuenta ya volviste a ser la cabeza de todos los brazos.

La regla es esta: cada vez que te pregunten algo que ya está en el documento, no lo respondes, los mandas al documento. Y cada vez que te pregunten algo que no está, no lo respondes tampoco: lo escribes en el documento, y después los mandas ahí.

Se siente feo. Se siente que estás siendo dura cuando podrías resolverlo en diez segundos. Pero cada pregunta que respondes de boca se va a repetir, y cada pregunta que escribes no se repite nunca más.