¿Tu oficinaes un almacén?
En un almacén cada caja tiene su lugar y nadie llama al dueño para preguntar dónde va nada. Estas siete preguntas te dicen qué tanto se parece tu oficina a eso.
Responde con lo que pasa esta semana, no con lo que debería pasar.
Si trabajas sola, contesta pensando en quién resolvería eso si tú no estuvieras hoy.
Dos minutos. Al final te sale tu resultado.
¿Te preguntan a ti dónde están los papeles de un cliente?
¿Te preguntan a ti cuánto se le cobra a alguien?
¿Te preguntan a ti en qué va el caso de un cliente, o si ya se le respondió?
¿Te preguntan a ti si se acepta un caso o no?
Si faltas un día, ¿al volver hay cosas atascadas esperándote?
¿Hay algo en tu oficina que solo tú sabes hacer?
Si mañana no apareces, ¿tu oficina abre y espera?
No tienes un almacén. Tienes todas las cajas en los brazos.
Marcaste casi todo, y quiero que leas esto antes que nada: eso no significa que trabajes mal. Significa lo contrario.
Eres tan buena en lo tuyo que todo el mundo prefiere preguntarte a ti antes que buscarlo. Tú resuelves en diez segundos lo que a otro le toma diez minutos. Así que preguntarte se volvió lo más eficiente para todos, menos para ti.
El costo es este: no puedes enfermarte, no puedes irte, y no puedes crecer, porque cada cliente nuevo llega a la misma cabeza. No es un negocio todavía. Es un empleo que te inventaste, y de ese no dan vacaciones.
Por dónde se empieza: no por enseñarle a tu gente. Por sacar una sola caja de tu cabeza. Escoge la pregunta que más te repiten de las siete de arriba, escribe la respuesta en una hoja, ponla donde ellos la busquen, y la próxima vez que te pregunten eso, mándalos ahí. Cuando esa deje de llegarte, agarras la siguiente.
Escribirle a GabrielaTu oficina camina, pero cada caja pasa por tu cabeza antes de llegar a su lugar.
Ya hay gente haciendo cosas, y eso ya es más de lo que tienen muchos. Pero el flujo todavía se detiene en ti antes de seguir.
Fíjate en algo: casi todas las preguntas que marcaste son preguntas que otra persona podría responder, si la respuesta existiera en algún lado. No es que tu gente pregunte demasiado. Es que la respuesta solo vive en tu memoria, y a la memoria de uno no se puede entrar sin preguntar.
Por eso explicar mejor no arregla nada. Explicar es volver a cargar la caja tú. Escribir es ponerla en su lugar.
Por dónde se empieza: agarra las preguntas que marcaste y ordénalas por cuál te llega más veces al día. Escribe la respuesta de la primera esta semana, la de la segunda la que viene. Dos semanas, dos cajas menos.
Escribirle a GabrielaLa oficina ya casi camina sola. El problema es que todo sigue pasando por el mismo pasillo, que eres tú.
Estás mejor que la mayoría, y se nota: hay cosas que ya se resuelven sin ti. Eso no pasó solo, lo construiste.
Lo que queda son dos o tres puntos donde todo se detiene a esperarte. Suelen ser los que tienen que ver con decidir: cuánto se cobra, si se acepta un caso, si algo sale o no sale.
Y esos son los que más pesan, porque llegan salteados durante todo el día y te sacan de lo que estabas haciendo. Por eso terminas cansada sin haber cargado nada.
Por dónde se empieza: con lo que marcaste no hace falta escribir la respuesta, hace falta escribir el límite. Hasta dónde puede decidir tu gente sin ti, y en qué casos sí te tienen que buscar. Eso es media hoja y te quita casi todas las interrupciones del día.
Escribirle a GabrielaTu oficina ya camina sin ti. Lo que sigue no es ordenar, es cuánto le puedes meter.
Marcaste una o ninguna, y eso no es lo normal en esta industria. La información tiene dónde vivir y tu gente sabe qué le toca.
Cuando una oficina llega aquí, el cuello de botella se muda. Deja de ser tu cabeza y pasa a ser la entrada: cuántos clientes nuevos puedes meterle a esa máquina antes de que empiece a crujir.
Y ahí aparece la pregunta que casi nadie de tu gremio alcanza a hacerse: si mañana entrara el doble de clientes, ¿tu almacén los recibe, o se llena el pasillo?
Por dónde se empieza: revisa cuál de tus servicios te deja más y cuenta cuántos de esos entraron el mes pasado sin que nadie te recomendara. Si el número es bajo, ya sabes qué es lo próximo, y no tiene nada que ver con organizarte.
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